Политика на „Клеймс Транс “ ЕООД за защита на личните данни

by | мар. 21, 2020

 Политика на „Клеймс Транс“ ЕООД за защита на личните данни

Какво представлява настоящият документ

За нас, от „КЛЕЙМС ТРАНС“ ЕООД, опазването на поверителността на Вашите лични данни е основен приоритет. 

Настоящият документ (накр. „Политика“) има за задача да Ви информира по какъв начин, ние от „КЛЕЙМС ТРАНС“ ЕООД, в качеството си на администратор на лични данни, обработваме Вашите данни в процеса на нашите взаимоотношения (посещение на нашия уебсайт, използване на нашите услуги и др.) и как можете да упражните правата си, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (Общия регламент относно защитата на данните, наричан по-долу „Регламента“) и Закона за защита на личните данни.

Кои сме ние

„КЛЕЙМС ТРАНС“ ЕООД, ЕИК 205333808, със седалище и адрес на управление в гр. София 1463, р-н Триадица, ул. Адриана Будевска No 2 (накр. „КЛЕЙМС ТРАНС“).

“КЛЕЙМС ТРАНС” е администратор на лични данни.

“КЛЕЙМС ТРАНС” обединява екип от специалисти с над 15 години опит в областта на транспортно право, логистиката, уреждане на щети по стоките и CMR Конвенцията.

Данни за контакт

Ако имате въпроси или неясноти относно обработването на личните Ви данни или желаете да упражните, което и да е от вашите права, можете да се свържете с нас на следните координати:

Адрес: гр. София 1463, р-н Триадица, ул. Адриана Будевска No 2

E-mail: claims@claimstrans.bg

Тел.: +359 886 677 598

Интернет страница: www.claimstrans.bg

Какви Ваши данни обработваме?

“КЛЕЙМС ТРАНС” обработва следните данни:

  • три имена;
  • данни за контакт: адрес на електронна поща, физически адрес (адрес за доставка), IP адрес и телефон;
  • единен граждански номер (ЕГН), личен номер на чужденец (ЛНЧ) или друг идентификатор;
  • всякакви други лични данни, които вие самите ни предоставите в процеса на използване на нашите услуги, което включва, но не изчерпателно: информация за издаване на фактури, в това число и е-фактури, данни от онлайн чат и др.

За какви цели обработваме Вашите данни?

Предоставените от Вас лични данни се обработват за следните цели:

  1. Консултиране на клиенти.
  2. Комуникация с клиенти.
  3. Сключване на договори с клиенти.
  4. Сключване на граждански договори.
  5. Кандидатстване за работа: обработването на документи за кандидатстване за работа/стаж в “КЛЕЙМС ТРАНС”.
  6. Трудови правоотношения.
  7. За целите на директния маркетинг и изпращането на информационни съобщения относно дейността на “КЛЕЙМС ТРАНС”.

На кого предоставяме Вашите данни?

“КЛЕЙМС ТРАНС” не продава и не предоставя, освен в изрично изброените, по-долу случаи, личните Ви данни на трети лица. При спазване на принципа „необходимост да се знае“, само ограничен брой представители на “КЛЕЙМС ТРАНС” имат достъп до Вашите лични данни, като всички те имат задължение да пазят поверителност по отношение на личните данни.

“КЛЕЙМС ТРАНС” може да предоставя Вашите данни на:

  • държавни органи и органи на МВР – в рамките на техните правомощия и в изпълнение на изисквания, съдържащи се в нормативната уредба;
  • трети лица – със съгласието на клиент с цел предоставянето на услуги от “КЛЕЙМС ТРАНС”; по изключение и единствено въз основа на договорни отношения с “КЛЕЙМС ТРАНС”.

При предоставяне на лични данни на трето лице – обработващ, “КЛЕЙМС ТРАНС”:

  • Изисква гаранции за спазване на законовите изисквания и добрите практики за обработване на лични данни;
  • Сключва писмено споразумение или друг правен акт с идентично действие, който урежда задълженията на обработващия.

Стратегия на “КЛЕЙМС ТРАНС” за защита на личните данни

  1. “КЛЕЙМС ТРАНС” обработва личните Ви данни законосъобразно. Лични данни се обработват само на основанията, предвидени в член 6 и член 9 от Регламента, и изключения в това отношение не се допускат.
  2. “КЛЕЙМС ТРАНС” се стреми да обработва личните Ви данни по прозрачен начин. Ограничения на прозрачността са възможни, доколкото целта и смисълът на Регламента ги допускат.

Определения

По смисъла на тази Политика:

  • „лични данни“ е всяка информация, въз основа на която може да бъде идентифицирано дадено физическо лице, като например име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
  • „специални категории лични данни“ са лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, генетични данни, биометрични данни, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице.
  • „субект на данни“ е физическото лице, което може да бъде идентифицирано в резултат от обработването на съответните данни;
  • „обработване“ е всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
  • „администратор“ е лице, което само или съвместно с други лица определя целите и средствата за обработването на лични данни; “КЛЕЙМС ТРАНС” има качеството на администратор по отношение на личните данни на лицата, с които взаимодейства за постигане на своята мисия – участници в събития; партньори; спонсори; доброволци и др. Всички лични данни, които “КЛЕЙМС ТРАНС” обработва, са получени доброволно и в рамките на на съответните отношения;
  • „обработващ лични данни“ е лице, което обработва лични данни от името на администратора; партньорите и доброволците имат качеството на обработващи по отношение на личните данни, които “КЛЕЙМС ТРАНС” им е предоставила; при отклонение от указанията за работа с тези данни обаче, обработващите могат да загубят качеството на „обработващи“, и да придобият качеството на „администратори“ със свързаните с това увеличени задължения и отговорности;

Принципи

 При обработването на лични данни, “КЛЕЙМС ТРАНС” се ръководи от следните принципи:

  • Личните данни се обработват законосъобразно и добросъвестно;
  • Личните данни се събират и се използват за конкретни, точно определени и законни цели;
  • Личните данни трябва да бъдат относими и да не са прекомерни;
  • Личните данни трябва да са верни и при необходимост да бъдат актуализирани;
  • Личните данни трябва да се съхраняват не по-дълго, отколкото е необходимо;
  • Правата на субектите на данни трябва да бъдат спазвани;
  • Личните данни трябва да се съхраняват безопасно защитени от неоторизиран достъп, случайна загуба или повреда;
  • За всяка операция, свързана с лични данни, трябва да остава следа, позволяваща да се установи кой, кога и как е обработвал данните;
  • Личните данни се прехвърлят по изключение към държави или територии извън Европейското икономическо пространство единствено и само с цел изпълнението на договорни отношения между “КЛЕЙМС ТРАНС” и клиент с оглед изпълняване на услуги в областта на транспорта. В тези случаи “КЛЕЙМС ТРАНС” следи дали:
    • тази страна или територия осигурява адекватно ниво на защита на правата и свободите на субектите на данни във връзка с обработването на лични данни или
    • е налице сключен договор при използване на стандартни договорни клаузи, които осигуряват адекватно ниво на защита

Основания за обработване

“КЛЕЙМС ТРАНС” обработва лични данни само ако и доколкото е приложимо поне едно от следните условия:

а) субектът на данните е дал съгласие за обработване на личните му данни от “КЛЕЙМС ТРАНС” за една или повече конкретни цели; съгласието трябва да бъде свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено; то може да бъде изразено посредством изявление или ясно потвърждаващо действие;

б) обработването е необходимо за изпълнението на договор, сключен между “КЛЕЙМС ТРАНС” и субекта на данните, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор;

в) обработването е необходимо за изпълнението на договор, сключен между “КЛЕЙМС ТРАНС” и друго юридическо лице, предоставящо данни на свои служители/партньори с цел предоставяне на услуги от страна на “КЛЕЙМС ТРАНС”;

г) обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо “КЛЕЙМС ТРАНС”;

д) обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице;

е) обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на “КЛЕЙМС ТРАНС”;

 

Специални категории лични данни се обработват от “КЛЕЙМС ТРАНС” само ако и доколкото е приложимо поне едно от следните условия:

a) субектът на данни е дал своето изрично съгласие за обработването на тези лични данни за една или повече конкретни цели;

б) обработването е необходимо за целите на изпълнението на задълженията и упражняването на специалните права на “КЛЕЙМС ТРАНС” или на субекта на данните по силата на трудовото право или правото в областта на социалната сигурност и социалната закрила;

в) обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;

г) обработването е свързано с лични данни, които явно са направени обществено достояние от субекта на данните;

д) обработването е необходимо с цел установяване, упражняване или защита на правни претенции;

е) обработването е необходимо за целите на превантивната или трудовата медицина, за оценка на трудоспособността на служителя, медицинската диагноза, осигуряването на здравни или социални грижи или лечение;

ж) обработването е необходимо от съображения от обществен интерес в областта на общественото здраве, като защитата срещу сериозни трансгранични заплахи за здравето или осигуряването на високи стандарти за качество и безопасност на здравните грижи и лекарствените продукти или медицинските изделия.

Как се съхраняват и обработват личните данни

Личните данни се съхраняват на хартия и в електронен вид. Достъп до личните данни имат само тези представители на “КЛЕЙМС ТРАНС”, които имат нужда от такъв достъп за постигане на гореописаните цели или за които законът изисква това.

Обработването на лични данни може да включва събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, извличане, консултиране, използване, разкриване чрез предаване, публикуване на уебсайт или друг начин, по който личните данни стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване. “КЛЕЙМС ТРАНС” използва част от тези форми на обработване на личните данни.

Права на субектите на данни

Право да бъдете информирани кой, как и защо обработва данните Ви

“КЛЕЙМС ТРАНС” публикува съответната информация на интернет страницата си.

Право на достъп:

Имате право да получите потвърждение от “КЛЕЙМС ТРАНС” дали обработва личните ви данни и ако това е така, имате право на достъп до тях, право да получите безплатно копие от данните (с изключение на случаи на прекомерни и повтарящи се запитвания), както и правото да ви бъде предоставено описание на основните характеристики, свързани с обработването на личните ви данни.

Право на коригиране:

Имате право да коригирате или да поискате от “КЛЕЙМС ТРАНС” да коригира, без ненужно забавяне, неточни, непълни или остарели лични данни.

Право на изтриване

В определени случаи може да поискате от “КЛЕЙМС ТРАНС” да изтрие вашите лични данни без ненужно забавяне. Например когато:

(i)             вече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани;

(ii)           ако възразите срещу обработването;

(iii)         ако данните са обработвани незаконосъобразно; или

(iv)          трябва да бъдат изтрити с цел спазване на правно задължение по правото на ЕС, правото на България или на друга държава.

 

Законът предвижда случаи, в които “КЛЕЙМС ТРАНС” може да откаже да изтрие личните ви данни.

Право на ограничаване на обработването:

Може да поискате “КЛЕЙМС ТРАНС” да ограничи обработването в следните случаи:

      i.         Когато оспорвате точността на личните данни (ограничението е за определен срок, който позволява да се провери точността на данните);

     ii.         Когато обработването е неправомерно, но не желаете да бъдат изтрити, а само ограничени;

   iii.         Когато “КЛЕЙМС ТРАНС” не се нуждае повече от личните ви данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяване, упражняване или защита на правни претенции;

   iv.         Когато възразите срещу обработването и очаквате “КЛЕЙМС ТРАНС” да провери дали законните основания за обработването имат преимущество пред вашите интересите. 

Право на възражение:

Имате право по всяко време, на основания, свързани с вашата конкретна ситуация, да възразите срещу обработване на вашите лични данни.  Това право може да се упражни само за ваши лични данни, обработвани на основание законните интереси на “КЛЕЙМС ТРАНС”.  Ако възражението е основателно, “КЛЕЙМС ТРАНС” ще прекрати обработването, освен ако се докаже, че съществуват убедителни законови основания за  обработването, които имат предимство пред Вашите интереси.

Право на преносимост на данните:

Имате право да получите личните си данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, за да бъдат прехвърлени на друг администратор.

Право на жалба:

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), компетентният държавен орган в тази сфера.

Право да не бъдете обект на профилиране

Имате право да не бъдете обект на решение, което се базира единствено на обработване с автоматични средства.

Право на оттегляне на съгласие

Имате право да оттеглите своето съгласие по всяко време, чрез изпращане на писмено съобщение до “КЛЕЙМС ТРАНС”.

Право на обезщетение за вреди

В случай на нарушение на нормативните актове за защита на данните, имате право на обезщетение за причинените вреди.

Изпращане на искане или жалба

Можете да упражните правата си, като изпратите искане или жалба в писмена форма, с писмо или имейл до “КЛЕЙМС ТРАНС”, по всяко време на основания, свързани с вашия конкретен случай или положение, които следва да посочите в жалбата. При подаване на искане по имейл, то трябва да е подадено съгласно изискванията на чл. 37б, ал. 2 от Закона за защита на личните данни – при условията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, Закона за електронното управление и Закона за електронната идентификация.

Искането или жалбата следва да позволяват идентифицирането на субекта на данните, като при подаването им задължително се посочва най-малко следната информация: 1) три имена на субекта на данните; 2) ЕГН; 3) физически и/или и-мейл адрес, на който субектът желае да получи отговор; 4) телефон за контакт; 5) описание на искането (в свободен текст). По желание на субекта, към искането или жалбата могат да бъдат приложени допълнителни документи.

“КЛЕЙМС ТРАНС” има задължението да разгледа Вашето искане в срок до два месеца от получаване на искането. Срокът може да се удължи с още един месец, когато това се налага заради сложността или броя на исканията.

В случай, че субектът на данни няма право да упражни исканото от него право, в срок от 2 месеца от получаване на искането, представител на “КЛЕЙМС ТРАНС” изпраща до субекта на данни аргументиран отказ.

Срокове за съхранение на личните данни

“КЛЕЙМС ТРАНС” прилага следните срокове за съхранение на личните данни:

  • 6 (шест) месеца: лични данни, които са предоставени от субектите на данни с цел кандидатстване по обяви за набиране на служители – в случай, че не се е стигнало до сключване на договор със съответното лице;
  • 1 (една) година:
  • лични данни, които се съдържат в работни версии на документи;
  • лични данни, които се съдържат в справки, обслужващи вътрешните процеси в “КЛЕЙМС ТРАНС”;
  • всички останали документи, за които в тези Правила не е предвиден по-дълъг срок за съхранение.
  • 3 (три) години и половина, след прекратяване на трудовия договор:
  • трудови досиета, освен ако няма правно основание за допълнителна обработка, като например правен спор;
  • 5 (пет) години:
  • лични данни, съдържащи се в граждански договори, освен ако няма правно основание за допълнителна обработка, като например правен спор;
  • 50 (петдесет) години: личните данни, за които съществува нормативно задължение да бъдат съхранявани за такъв срок, в това число:
  • ведомости за заплати и възнаграждения и свързаната с тях информация – за срок от 50 (петдесет) години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
  • До оттегляне на съгласието: всички лични данни, които са предоставени с цел комуникация и получване на съобщения от “КЛЕЙМС ТРАНС”, се пазят до момента, в който субектът оттегли съгласието си за получаване на комуникация от “КЛЕЙМС ТРАНС”. Субектът на данните може да оттегли съгласието си по всяко време.

Защита на Вашите данни

“КЛЕЙМС ТРАНС” осигурява и поддържа подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни срещу неправомерен достъп или незаконосъобразно използване и/или срещу тяхното инцидентно загубване, изменение, разкриване, достъп и/или повреждане или копиране. Тези мерки имат за цел да осигурят продължителна защита и неприкосновеност на личните данни. “КЛЕЙМС ТРАНС” прави преоценка на мерките регулярно, с цел постигане на постоянна сигурност на личните данни.

“КЛЕЙМС ТРАНС” осигурява физическа и логическа защита на личните данни, както е посочено по-долу

Физическа защита на личните данни

“КЛЕЙМС ТРАНС” прилага следните мерки за осигуряване на физическа защита на личните данни:

  • ограничава физическия достъп до помещенията, в които се съхраняват лични данни (достъпът се осъществява само от упълномощени представители на “КЛЕЙМС ТРАНС” в рамките на техните задължения чрез използване на ключалки и други средства за физически достъп);
  • прилага политика за „чисто бюро“, по силата на която всички документи, съдържащи лични данни, следва да са прибрани в заключени шкафове;
  • съхранява хартиения си архив в специално оборудвани за целта помещения, осигуряващи защитата му в случай на пожар или наводнение;
  • обменът на хартиени документи, съдържащи лични данни, с лица извън “КЛЕЙМС ТРАНС”, се осъществява само в запечатани пликове и чрез използването на упълномощени представители и доверени подизпълнители и др.
  • в определени случаи достъп до личните данни могат да имат: членовете на управителните органи; доставчици на външни услуги, като: пощенски и счетоводни услуги и пр. Всички трети страни, които действат в качеството на обработващи личните данни, държат и използват лични данни от името на “КЛЕЙМС ТРАНС” само с цел да ни доставят своите услуги;
  • “КЛЕЙМС ТРАНС” може да разкрива лични данни на професионални съветници и експерти с цел да получи тяхното съдействие за изпълнение на своята дейност.
  • Когато “КЛЕЙМС ТРАНС” ангажира трети страни да оперират с лични данни от свое име, това става с писмено договор. “КЛЕЙМС ТРАНС” избира обработващи на лични данни, които са в състояние да предоставят достатъчно гаранции по отношение мерките за техническата и организационната сигурност. Избраните обработващи действат от името на “КЛЕЙМС ТРАНС” и по негови инструкции, като “КЛЕЙМС ТРАНС” посочва писмено необходимите изисквания за сигурност на информацията.

Персонална защита

Преди заемане на съответната длъжност във “КЛЕЙМС ТРАНС”, лицата, които осъществяват защита и обработване на данни:

  • Поемат задължение за неразпространение на личните данни, до които имат достъп;
  • Се запознават с нормативната база, вътрешните правила и политики на “КЛЕЙМС ТРАНС” за защита на личните данни;
  • Се инструктират за опасностите от нарушаване сигурността на личните данни, които се обработват от “КЛЕЙМС ТРАНС”;
  • Се задължават да не споделят критична информация (идентификатори, пароли за достъп и др.п.) помежду си и с всякакви други неоторизирани за целта лица.
  • Преминават обучение за реакция при събития, застрашаващи сигурността на личните данни.

Логическа защита на личните данни

“КЛЕЙМС ТРАНС” прилага следните мерки за осигуряване на логическа защита на личните данни:

  • ограничава логическия достъп до информационните системи, чрез които се обработват и съхраняват лични данни (достъпът се осъществява само от упълномощени представители на “КЛЕЙМС ТРАНС”, в рамките на техните задължения, чрез използване на индивидуални потребителски имена и пароли).
  • Използване на антивирусни и криптиращи програми;

Настоящата политика е приета на 07.11.2019.

Всяка промяна в политиката ще бъде отразена чрез публикуването ѝ в интернет сайта на “КЛЕЙМС ТРАНС”.  

Преодоляване на опитите за изнудване от страна на подизпълнители

Научете как Claims Trans се справи с напрегната ситуация с подизпълнител, предотвратявайки опит за изнудване и осигурявайки безпроблемното протичане на логистичните операции. Научете ценни уроци за правното позициониране и договарянето на договори.

Преодоляване на проблемите с кражби по време на транзит

Открийте приложими стратегии и идеи за предотвратяване на кражби на товари по време на международен транзит. Claims Trans разглежда казус от реалния живот, наблягайки на бдителността, комуникацията и правното разбиране.

Преодоляване на сложни логистични препятствия с CMR конвенцията

В този казус, озаглавен разкриваме тънкостите на едно неочаквано препятствие, което изисква стратегическо мислене, ефективна комуникация и дълбоко разбиране на Конвенцията CMR.

Борба с измамите в логистиката: Разкриване на транспортни компании фантоми

Научете как Claims Trans се справи със сложен случай на измама от страна на транспортни компании фантоми, като разкри измамните операции и предостави ценни идеи за предотвратяване на измами в логистичната индустрия.

Незаконни удръжки на навло за неоснователни претенции

Запознайте се с реално съдебно дело в областта на транспорта, в което Claims Trans успешно защитава правата на своя клиент срещу незаконни удръжки и необосновани претенции за обезщетение.

Договорни Спорове в Транспортния Бранш

Този случай не само укрепи финансовото положение на нашия клиент, но и постави важен прецедент в индустрията. В Claims Trans сме горди от нашата способност да комбинираме правен опит и дълбоко разбиране за логистичния бранш. Нашата цел е да защитаваме и отстояваме интересите на нашите клиенти, гарантирайки, че те се движат уверено и успешно в сложния свят на международните логистични договори.

Преодоляване на неоснователни претенции: рецепта за положителен резултат

Международният транспорт е изпълнен, както с възможности, така и с много предизвикателства.

Разкритие при исковете за забава: Победа на Claims Trans над грубата небрежност в логистиката

Когато пратка с висока стойност се оплете в мрежа от закъснения и лъжи, ситуацията може да изглежда невъзможна за разплитане.

Още един успешно решен случай на тотална щета на стока вследствие на пътен инцидент

В динамичната транспортна индустрия случаите на тотална щета по товара вследствие на пътен инцидент не са рядкост. Те представляват сериозно предизвикателство за превозвачите.

Майсторство в Морските Искове: Подробно Ръководство от Claims Trans

Разгледайте вълнуващ случай за морски иск, докато се ориентираме в интригуващия свят на морските спорове. Научете от нашите експертни препоръки и получете стойностни съвети как успешно да се справите със сложни морски казус.